Kadry
Moduł Advantec Kadry wspomaga zarządzanie danymi kadrowymi pracownika i firmy. Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowej, wspomaga planowanie zasobami ludzkimi i generuje szereg dokumentów ułatwiających sprawozdawczość wewnętrzną i zewnętrzną przedsiębiorstwa.
Wszystkie dane dotyczące pracownika gromadzone są w kartotece pracownika. Informacje o pracowniku pogrupowane są w sposób następujący:
- Dane podstawowe
- Dane dodatkowe
- Informacje
- Dane płac
- Dokumenty
Wśród informacji podstawowych znajdują się dane:
- identyfikacyjne (imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia, płeć obywatelstwo),
- adresowe (adres zameldowania, zamieszkania, do korespondencji),
- numery identyfikacyjne,
- informacje dla GUS,
- miejsce powstawania kosztów,
- stosunek do służby wojskowej,
- informacje ZUS,
- ubezpieczenia: zdrowotne, społeczne, dobrowolne, kontynuacja ubezpieczenia,
- kapitał początkowy,
- zasiłek macierzyński, urlop wychowawczy,
- urlop wypoczynkowy,
- chorobowe,
W danych dodatkowych znajdują się takie informacje jak:
- dzieci, członkowie rodziny,
- uprawnienia, znajomość języków, odznaczenia, kursy, szkolenia,
- staże, przerwy w stażach,
- dodatkowe zatrudnienie dodatkowe uwagi, dodatkowe etaty,
- specjalność wyuczona i wykonywana,
- przebieg zatrudnienia,
- okresy składkowe ZUS, historia MPK,
- badania okresowe,
- dodatki i potrącenia płacowe.
Zakładka Informacje służy do przeglądania informacji o pracowniku oraz do uzyskania informacji, kto i kiedy ostatnio modyfikował dane.
Wśród Danych płac znajdują się informacje:
- stałe składniki wynagrodzenia,
- dane do przelewów,
- karta zasiłkowa – służy do wpisywania i ewidencjonowania zasiłków,
- rozliczenia nieobecności
Z zakładki Dokumenty można stworzyć, lub wygenerować wszelkie dokumenty kadrowe pracownika, można tam również, załączyć fotografię pracownika oraz wprowadzać oceny pracownika.
Pracowników można w łatwy sposób wyszukiwać w kartotekach (wg numeru, nazwiska, działu) i filtrować (kryteria: pracownicy, zleceniobiorcy, osoby zwolnione).
Z poziomu kartoteki, jest możliwa również rejestracja dyscypliny. W ramach niej można rejestrować dowolne rodzaje nieobecności, ewidencjonować godzin pracy, prowadzić plany urlopów, a także rejestrować nieobecności z czytnika. W ramach kartoteki absencyjnej użytkownik może zdefiniować standardowe, zmianowe oraz dowolne kalendarze czasu pracy dla poszczególnych pracowników, grup, działów.
Poza powyższymi danymi, system na poziomie kartoteki kadrowej pracownika automatycznie wylicza:
- daty następnej nagrody jubileuszowej - wymiar urlopu wypoczynkowego na dany dzień oraz daty zmiany wymiaru
- dane dotyczące wymiaru stażu pracownika w podziale na staż pracy w zakładzie, w RP, liczony do ZUS, do urlopu, do nagrody jubileuszowej oraz staż pracy w branży.
System posiada również inne dodatkowe opcje usprawniające pracę:
- funkcję służącą do zwalniania pracownika
- kasowania pracownika z bazy kadrowej pod warunkiem braku zapisów w kartotece wypłat
- możliwość przywrócenia wcześniej zwolnionego pracownika w przypadku jego ponownego zatrudnienia w bieżącym roku kalendarzowym z zachowaniem wszystkich danych (poza przebiegiem zatrudnienia w firmie i danymi dotyczącymi składników wynagrodzeń)
- zapisuje historię zmian w kartotece pracownika z informacją, kto i kiedy zmienił dane pole z kartoteki.
Portal pracowniczy
Portal pracowniczy umożliwia poprzez przeglądarkę internetową dostęp do danych osobowych i jest ściśle zintegrowany z bazą programu kadrowo - płacowego Advantec ERP. Portal pracowniczy to w pewnym sensie wewnętrzny mini call center dla pracowników i ich przełożonych umożliwiający szybki i łatwy dostęp do informacji kadrowo - płacowych oraz zgłaszanie i obsługę spraw pracowniczych w jednym miejscu, które dotychczas wymagały bezpośredniego wsparcia pracowników działu kadr.
Zakres funkcjonalności Portalu:
- przeglądanie podstawowych danych osobowych pracownika
- tworzenie i składanie wniosków urlopowych
- przeglądanie salda urlopu wypoczynkowego
- dostęp do danych dotyczących czasu pracy
- dostęp do kartoteki nieobecności
- przeglądanie danych płacowych (listy płac, kartoteka wynagrodzeń)
- wydruk pasków z list płac,
wydruk raportu RMUA (miesięczne i roczne)
Zalety i korzyści z posiadania Portalu:
- zwiększenie efektywności pracowników i obniżenie kosztów organizacyjnych
- standaryzacja procesów kadrowo - płacowych zmniejszających chaos komunikacyjny w przedsiębiorstwie
- ograniczenie ilości tworzonej dokumentacji
Dokumenty kadrowe
Program Advantec umożliwia wystawianie praktycznie wszystkich dokumentów kadrowych wymaganych w codziennej działalności firmy. Wszystkie te dokumenty mogą za pomocą kreatora wydruków zostać jak najlepiej dostosowane do wymogów danej firmy.,br>
Dostęp do dokumentów kadrowych poszczególnych pracowników jest wygodny z poziomu kartoteki pracownika – system na podstawie danych zawartych w kartotekach tworzy wszystkie dokumenty.
Do dokumentów tych należą między innymi:
- umowa o pracę – na czas określony, nieokreślony, okres próbny,
- zaświadczenie o zarobkach,
- oświadczenie o wypowiedzeniu,
- świadectwo pracy,
- rachunek kosztów podróży,
- rozwiązanie umowy o pracę,
- karty ewidencji czasu pracy.
Raporty i analizy
System Advantec oferuje szereg raportów i analiz kadrowych niezbędnych w sprawnym zarządzaniu zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie.
Raporty te dotyczą wszystkich aspektów polityki kadrowej firmy i są to między innymi:
- raporty statystyczne – możliwe do uzyskania raporty to ewidencja zatrudnienia, stan zatrudnienia na dany dzień lub za dany okres, struktura zatrudnienia wg wieku, średnie zatrudnienie w danym okresie
- raporty związane z dyscypliną – bilans czasu pracy dla poszczególnych pracowników, grup i wszystkich za określony okres, karty ewidencji czasu pracy, raport nieobecności, raport danych czasu pracy, raporty błędnych odbić, raporty z zatrudnienia – pracownicy zatrudnieni, zwolnieni;
- raporty z wybranymi danymi pracowników (dane ewidencyjne, dane adresowe, osobowe, członkowie rodziny, dzieci);
- raporty do ustalania nagród jubileuszowych;
- raporty związane z urlopami (wykazy urlopów, wykorzystanie urlopów, pracownicy na urlopach macierzyńskich i wychowawczych);
- raporty związane z kontrolą aktualności badań lekarskich;
- raporty kart pracy;
- zestawienia GUS;
- raporty związane z ustalaniem Kapitału Początkowego.
W module Kadry istnieje również opcja automatycznego przeszeregowania elementów płacy lub składników płacowych dla określonych pracowników. Do wykonania są możliwe następujące operacje:
- dodanie / odjęcie kwoty,
- wpisanie kwoty,
- pomniejszenie / powiększenie o procent,
- pomnożenie / podzielenie x razy.