Analizy biznesowe

W prowadzonych przez nas pracach analitycznych wykorzystujemy zarówno podejście procesowe jak i funkcjonalne. W praktyce często łączymy oba podejścia, gdyż stosowane razem dają lepszą możliwość prezentacji i analizy sytuacji. Fundamentalnym założeniem prowadzonych przez nas analiz jest całościowe rozpatrywanie organizacji. Pozwala nam to traktować każdą organizację jako zbiór współzależnych elementów, pomiędzy którymi istnieją różne interakcje. Konsultant - analityk identyfikuje te powiązania i wzajemne oddziaływania.

Celem analizy - określonym przez Klienta - może być poszukiwanie przyczyn problemów organizacyjnych i opracowanie efektywnych rozwiązań, ale także przygotowanie materiałów do dalszych prac. Typowym przykładem jest planowane postępowanie ofertowe czego przedmiotem jest albo gotowy system zintegrowany albo wykonanie dedykowanego systemu informatycznego.

Świadczymy także usługi w zakresie budowy modeli procesów biznesowych. Modelowanie procesów jest wykorzystywane do sformułowania odpowiedzi na pytanie o koszty procesów i racjonalność ich przebiegu z punktu widzenia celów firmy. Doradcy rekomendują zmiany wskazując na możliwe kierunki racjonalizacji procesów.

Wyniki prac przedstawiamy przy pomocy ustrukturyzowanych charakterystyk opisowych i nieskomplikowanych form graficznych. Dokumentacja wynikowa ma na tyle prostą formę, że może być z powodzeniem wykorzystywana dalej w firmie przez pracowników - szczególnie jako materiał roboczy i dokumentacyjny dla służb zajmujących się strukturami organizacyjnymi.

Firma Advantec jest producentem i dostawcą oprogramowania klasy ERP. Specjalizujemy się w produkcji i wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych, które wspomagają zarządzanie przedsiębiorstwem. Nasze produkty ułatwiają pracę w przedsiębiorstwie na każdym etapie ich działalności. Wśród proponowanych rozwiązań oferujemy systemy informatyczne obsługujące kompleksowo zagadnienia z dziedziny sprzedaży, serwisu, zakupów, finansów i księgowości, zarządzania gospodarki materiałowo-towarową, oraz prowadzenia ewidencji kadrowo-płacowej. Proponowane przez nas rozwiązania są w pełni zgodne z polskim prawem.

Analiza konfiguracyjna

Analiza konfiguracyjna przeprowadzana jest w firmach w celu jak najlepszego dostosowania systemu do potrzeb klienta. Podstawowymi zadaniami analizy jest:

• opis procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, który tworzony jest w oparciu o dane na temat stanu bieżącego oraz na podstawie oczekiwań związanych z wdrożeniem nowego systemu. Na tym etapie określane są procesy kluczowe dla realizacji wdrożenia.
• ustalenie, które procesy mogą być realizowane w oparciu o standardową funkcjonalność systemu a które nie.
• opis sposobów realizacji procesów w przedsiębiorstwie w oparciu o oferowany system.

W trakcie przeprowadzania analizy konfiguracyjnej niezbędne jest znalezienie jak najbardziej szczegółowych odpowiedzi na pytania dotyczące wszystkich procesów zachodzących w firmie, poznanie wszystkich etapów pracy wszystkich stanowisk. Dlatego na etapie analizy konieczne jest poznanie zagadnień związanych z takimi sprawami jak: •ewidencjonowanie kontrahentów, towarów

• zamówienia,
• zakupy
• sprzedaż - we wszystkich aspektach
• sprawy finansowo- księgowe
• sprawy kadrowe i wiele innych.

Tylko poznanie wszelkich aspektów działalności firmy, umożliwi jak najlepsze skonfigurowanie systemu na potrzeby klienta. Analizy konfiguracyjne przeprowadzamy zarówno stosując podejście procesowe jak i uproszczone

Analiza procesowa

Podejście procesowe w analizie biznesowej polega na opisaniu procesów, przypisaniu odpowiedzialności, celów i miar dla tych procesów oraz modyfikację stylu zarządzania i kultury organizacji. Dotychczas podejście to było domeną dużych firm i wiązało się z innowacyjnymi podejściami typu Reinżynieria Procesów, Lean Mmanagement, Total Quality Management czy Metodologia Sześć Sigma. Jednak coraz częściej analiza procesowa jest przeprowadzana wszędzie tam, gdzie potrzebna jest dokładna ocena sytuacji bieżącej, aby jak najlepiej zdefiniować krytyczne punkty i zapobiegać występowaniu problemów w trakcie procesów w firmie.

Wprowadzenie elementów podejścia procesowego jest niezbędne podczas wdrażania Zintegrowanego Systemu Zarządzania klasy ERP. Analiza procesowa w tym przypadku obejmuje identyfikację procesów gospodarczych, administracyjnych, inwestycyjnych, itp. zachodzących w przedsiębiorstwie pod kątem oceny prawidłowości ich realizacji.

Przeprowadzając analizę procesową w firmie ustalamy wspólnie z klientem wszystkie procesy w niej zachodzące na wszystkich stanowiskach i we wszystkich przejawach jej działalności, omawiamy problemy dotyczące tych procesów i szukamy rozwiązań, które usprawniłyby działalność.

Analiza uproszczona

Analizy uproszczone przeprowadzane są wszędzie tam, gdzie z jakichś powodów nie jest konieczne przeprowadzenie analizy z zastosowaniem podejścia procesowego. Analiza ta ma dużo bardziej ogólny, opisowy charakter i najczęściej przeprowadzana jest w mniejszych firmach, w których ilość zachodzących procesów jest dużo bardziej ograniczona. Analiza ta ma na celu jak najlepsze poznanie przedsiębiorstwa, aby jak najlepiej dostosować system do jego potrzeb. Na jej podstawie możemy oszacować potrzeby Klienta i możliwości spełnienia jego wymagań.

Kontroling finansowy

Nasza firma wspiera swoich klientów nie tylko w zakresie wprowadzanych rozwiązań dotyczących systemów ERP i CRM, ale także w wielu innych aspektach ich działalności. Doskonale zdajemy sobie sprawę jak ważny jest aspekt finansowy w działalności gospodarczej. Dlatego służymy firmom pomocą w zakresie doradztwa i controlingu finansowego.

System controllingu finansowego jest bardzo rozbudowany. Wiąże się to z faktem, że wszystkie decyzje podejmowane przez kierownictwo mają swoje odzwierciedlenie w kategoriach pieniężnych. Powiązanie finansów z decyzjami firmy pokazuje rolę controlingu finansowego. Z jednej strony każda decyzja i każde działanie mogą zostać podsumowane w kategoriach finansowych a z drugiej strony żadna decyzja nie powinna być podejmowana bez rozważenia aspektów finansowych. Kontroling finansowy skupia się więc zarówno na akumulacji kapitałów potrzebnych do finansowania działalności organizacji jak i na odpowiednim ich rozdysponowaniu, aby zapewnić przetrwanie i rozwój firmy. Controling finansowy współdziała z rachunkowością zarządczą, ale jest on bardziej zorientowany na zarządzanie i skupia się przede wszystkim na tak zwanych "wąskich gardłach". Są to najbardziej wrażliwe ogniwa w przedsiębiorstwie, które w sytuacji krytycznej jako pierwsze stwarzają problemy do rozwiązania.

Controling finansowy jest najefektywniejszym narzędziem zarządzania kosztami. Poprzez właściwą identyfikację rodzaju kosztów, miejsca powstawania i przyczyn controling pozwala na wszechstronną analizę, kontrolę i odpowiednie planowanie. Controling finansowy pozwala na lepszą kontrolę kosztów, poprawia efektywność funkcjonowania i dyscyplinę finansową w przedsiębiorstwie, pozwala na powiązanie przychodów i związanych z nimi kosztów.

Charakterystyki osób odpowiedzialnych za wdrożenie

Główne role w projekcie wdrożeniowym odgrywają pracownicy Klienta i konsultanci Advantec: kierownik projektu, kierownik zespołu wdrożeniowego tj. zespołu zajmującego się procesami biznesowymi, konsultant aplikacyjny, kierownik zespołu technicznego / administrator systemu oraz Konsultant techniczny.

• Kierownik projektu (Klient i Advantec) jest odpowiedzialny za planowanie i realizację projektu..
• Kierownik zespołu wdrożeniowego tj. zespołu zajmującego się procesami biznesowymi (Klient) zarządza w organizacji działaniami niezbędnymi podczas analizowania i tworzenia dokumentacji procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Kieruje on i współpracuje z członkami zespołu wdrożeniowego zajmującego się procesami biznesowymi, właścicielami procesów oraz użytkownikami w celu opracowania projektu rozwiązania biznesowego w systemie , skonfigurowania systemu i zatwierdzenia rozwiązania. Zapewnia ponadto, że rozwiązanie zostanie przetestowane i udokumentowane oraz uzyskuje akceptację ze strony właścicieli procesów biznesowych, a także użytkowników.
• Konsultant aplikacyjny (Advantec) tworzy - wraz z zespołem wdrożeniowym - Koncepcję biznesową poprzez określenie wymagań dotyczących procesów biznesowych; wraz z zespołem zajmującym się procesami biznesowymi konfiguruje system, przekazuje wiedzę członkom zespołu wdrożeniowego reprezentującym Klienta oraz wspomaga zespół wdrożeniowy podczas testowania systemu.
• Kierownik zespołu technicznego (Klient) jest odpowiedzialny za zarządzanie procesem realizacji projektu technicznego w Firmie Klienta. Razem z kierownikiem projektu prowadzi prace dotyczące planowania wymagań technicznych, planuje i zarządza zakresem technicznym projektu oraz jego harmonogramem dotyczącym zasobów. Jest on także odpowiedzialny za całościową strukturę techniczną systemu.
• Konsultant techniczny (Advantec) tworzy - wraz z zespołem technicznym - infrastrukturę techniczną systemu Advantec, przekazuje wiedzę członkom zespołu technicznego reprezentującym Klienta oraz wspomaga zespół techniczny podczas administrowania systemem.

Metodyka wdrożenia

Przy pracach wdrożeniowych, firma Advantec rekomenduje stosowanie własnych doświadczeń opartych na 10 letnim doświadczaniu prowadzenia dużych projektów informatycznych. integrujących metodykę, narzędzia, usługi i szkolenia zapewniając szybkie i efektywne wdrożenie systemu.

Ściśle definiując zakres prac, procedury i organizację projektu, metodyka Advantec zapewnia zakończenie projektu w założonym czasie i przyjętym budżecie. Dzięki podziałowi na fazy, zdefiniowaniu efektów każdego z etapów, określenia kamieni milowych, projekt wdrożenia staje się procesem kontrolowanym, a wszelkie problemy mogą być szybko wykryte i rozwiązane.

Przyjęta organizacja projektu wspiera szybkie rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji.

Zakładając istotne zaangażowanie pracowników Klienta w proces wdrożenia, metodyka Advantec zapewnia transfer wiedzy - członkowie zespołu projektowego nabywają wiedzę i umiejętności pozwalające w okresie póĽniejszym na samodzielną administrację systemem.

Struktura organizacyjna projektu.

Poniższy schemat przedstawia proponowaną strukturę organizacyjną projektu wdrożenia.

Komitet sterujący jest ciałem nadzorującym pracę zespołu projektowego. Składa się z przedstawicieli wyższego kierownictwa Klienta i Advantec. Komitet sterujący zatwierdza osiągnięcie poszczególnych kamieni milowych, podejmuje decyzje związane ze strategią wdrożenia, rozwiązuje problemy wykraczające poza uprawnienia decyzyjne kierownictwa projektu. Przewodniczącym Komitetu Sterującego powinna być osoba z Klienta Sp. z o.o..

Kierownicy Projektu (jeden ze strony Klienta i jeden ze strony Advantec) są odpowiedzialni za bieżący nadzór nad realizacją projektu, koordynację działań zespołów projektowych oraz sygnalizowanie zagrożeń i problemów Komitetowi Sterującemu.

Zespoły projektowe powinny składać się z Szefa Zespołu i członków zespołu, których ilość jest zależna od potrzeb.

Opis etapów wdrożeniowych

Faza 1: Przygotowanie projektu

Każde pomyślnie zrealizowane działanie zwykle poprzedzone jest przygotowaniem. Po upewnieniu się, iż zostały wyznaczone wszystkie osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji, opracowane procedury, możliwe jest ustalenie składu zespołu wdrożeniowego oraz rozpoczęcie prac.

Podstawowym celem pierwszej fazy wdrożenia jest przygotowanie projektu od strony organizacyjnej. W tej fazie należy rozważyć następujące zagadnienia:

• Określenie misji i głównych celów projektu.
• Uszczegółowienie zakresu projektu.
• Zdefiniowanie strategii wdrożenia systemu.
• Opracowanie ramowego harmonogram projektu.
• Zdefiniowanie struktury organizacyjnej projektu.
• Powołanie obsady projektu.

Kamień milowy: Zatwierdzona Karta Projektu

Faza 2: Koncepcja Biznesowa.

Koncepcja biznesowa jest modelem oczekiwanego stanu obszaru działania Klienta po zakończeniu wdrożenia systemu. Umożliwia ona zespołowi projektowemu jasno zdefiniować zakres prac projektowych oraz zamodelować procesy i struktury danych, jakie będą obsłużone systemem. W tej fazie wykonywane są następujące prace:

• szkolenie zespołu projektowego
• Zdefiniowanie systemowej (w oprogramowaniu Advantec) struktury organizacyjnej
• Zdefiniowanie procesów biznesowych (dla zapewnienia wymaganej funkcjonalności)
• Generacja dokumentu Koncepcja
• Przygotowanie środowiska systemowego dla prac projektowych

Kamień milowy: Zatwierdzony dokument Koncepcji Biznesowej

Faza 3: Realizacja.

Jest to faza konfiguracji systemu zgodnie z potrzebami organizacji. Na podstawie opracowanej koncepcji biznesowej zespół wdrożeniowy dokonuje konfiguracji systemu oraz dostosowuje ją do najbardziej szczegółowych wymagań Klienta Sp. z o.o.. tak, aby realizowane były wszystkie założone funkcje systemu. Wynikiem prac tej fazy jest prototyp systemu docelowego.

W tej fazie wykonywane są następujące prace:

• Konfiguracja podstawowa i jej akceptacja
• Konfiguracja finalna i jej akceptacja
• Przygotowanie innych elementów rozwiązania informatycznego (transfer danych, interfejsy, raporty, formularze, system uprawnień, system archiwizacji, ewentualne rozszerzenia oprogramowania Advantec)
• Finalny test integracji – całościowy test rozwiązania informatycznego
• Przygotowanie dokumentacji konfiguracji i materiałów dla użytkowników końcowych
• Przygotowanie środowiska produktywnego oraz administracji systemem

Kamień milowy: Przyjęty prototyp systemu

Faza 4: Przygotowanie startu produktywnego

W trakcie tej fazy przygotowane rozwiązanie przygotowywane jest do pracy produktywnej, przeprowadzane jest szkolenie użytkowników końcowych, następuje przejęcie danych zewnętrznych.

W tej fazie wykonywane są następujące prace:

• Szkolenie użytkowników końcowych
• Przeniesienie systemu do docelowego środowiska systemowego
• Przygotowanie uprawnień dla użytkowników końcowych
• Transfer danych z systemów zasilających

Kamień milowy: system przygotowany do pracy produktywnej

Faza 5: Start produktywny i wspomaganie po starcie

Celem tej fazy jest pełne uruchomienie nowego systemu do pracy produktywnej oraz praca użytkowników końcowych w systemie Advantec i wspomaganie ich pracy.

Faza ta trwa zwykle do 1 miesiąca tak, aby "kontrolowana" praca systemu objęła przynajmniej jeden pełny cykl księgowy/raportowania. Kończy się ona dokumentem zamknięcia projektu (lub etapu projektu, w przypadku wieloetapowych projektów wdrożeniowych).

W tej fazie wykonywane są następujące prace:

• Uruchomienie systemu
• Wsparcie pracy użytkowników końcowych

Kamień milowy: Zatwierdzenie protokołu zakończenia projektu

Szkolenia użytkowników końcowych

Szkolenia użytkowników końcowych odbywają się w 4 fazie projektu (przygotowanie do startu produktywnego) i ich zakres, czas trwania dopasowywany jest, w trakcie prac projektowych, do potrzeb Klienta.

Materiały szkoleniowe i instrukcje użytkowników końcowych przygotowywane są w trakcie fazy 3 - realizacja.