Advantec
 
 


Kartoteka kontrahenta

W module Advantec Sprzedaż do przechowywania wszelkich informacji o kontrahentach (zarówno dostawcach jak i odbiorcach) służy Kartoteka Kontrahenta.Dane zawarte w kartotece posegregowane są w zakładkach:

  • dane adresowe – podstawowe informacje o firmie takie jak adres, numery identyfikacyjne, adres strony internetowej, e-mail, telefony
  • dane sprzedaży – zakładka z informacjami o tym, na jakich warunkach sprzedawany jest towar danemu kontrahentowi: cennik, forma płatności, dane na temat maksymalnego kredytu, upusty, waluta, sprzedawca, opcja zablokowania sprzedaży i przelewu, opcja monitowania o płatności przeterminowane
  • dane zakupu – zakładka z informacjami o warunkach, na jakich firma otrzymuje towar od swojego dostawcy: cennik, forma płatności, charakterystyka dostaw, waluta, nabywca, bank, konto
  • dokumenty – informacje na temat dokumentów wystawianych / otrzymywanych dla / od danego kontrahenta, możliwość określenia dekretacji dokumentów do FK, ustalenia indeksów towarowych kontrahenta oraz stworzenia tzw. automatów sprzedaży w sytuacji, gdy kontrahent zawsze kupuje ten sam towar w tych samych ilościach 
  • adresy – możliwość przechowywania informacji o innych adresach kontrahenta np. oddziałów, filii
  • osoby – dane dotyczące osób do kontaktu – nazwisko, adres, telefon, e-mail, stanowisko, uwagi
  • inne – w zakładce tej przechowywane są miedzy innymi informacje na temat produktów, kont bankowych i historii zmian na danej kartotece
  • charakterystyki


Wszyscy kontrahenci mogą być podzieleni na określone grupy główne i grupy analityczne, w celu lepszego zarządzania kartotekami.
Wyszukiwanie kontrahentów może odbywać się według różnych kryteriów np.:

  • wg numeru kontrahenta,
  • wg nazwy kontrahenta,
  • wg numeru NIP,
  • wg adresu,
  • wg miejscowości,
  • wg skrótu.

Cenniki i strategie sprzedaży

Bardzo istotną opcją w systemie Advantec jest możliwość definiowania nieograniczonej ilości cenników, które można przypisywać poszczególnym odbiorcom i dostawcom.

Tworząc cenniki konieczne jest podjęcie decyzji, które z nich maja być cennikami bazowymi, a które nie. W oparciu o cenniki bazowe można tworzyć kolejne cenniki, w których określić można, w jaki sposób mają być liczone wartości. Istnieją następujące możliwości wyboru:

  • odejmowanie wartości
  • stosowanie procentu
  • liczenie wg mnożnika
  • dodawanie wartości

Dodatkowo występuje również możliwość określenia, do jakiej wysokości ma być zaokrąglona wyliczona cena oraz dodawania uprawnień określonym użytkownikom do danego cennika. Cenniki mogą być tworzone zarówno w złotówkach jak i w walutach obcych. W tym drugim przypadku można określić także, w jaki sposób ma następować przeliczanie waluty – czy po kursie stałym, czy aktualnym.

Dokumenty sprzedaży

W Systemie Advantec możliwe jest wystawianie praktycznie wszystkich rodzajów dokumentów sprzedażowych. Użytkownik ma do dyspozycji takie dokumenty jak: oferta, zamówienie, zamówienie rezerwujące, wydanie na zewnątrz, zwrot, faktura VAT, faktura proforma, faktura europejska, faktura handlowa, faktura rezerwująca, faktura korygująca, korekta faktury europejskiej, korekta faktury handlowej, paragon, zwrot do paragonu, faktura zaliczkowa, duplikat faktury, nota księgowa, nota korygująca VAT.

Wszystkie dokumenty mają taką samą formatkę do wprowadzania i edycji danych, tak więc wystarczy, że użytkownik opanuje wprowadzanie jednego typu dokumentów, każdy pozostały będzie wprowadzany analogicznie, wg tych samych zasad.

Każdy dokument składa się z sześciu zakładek:

  • ogólne – dane kontrahenta, data sprzedaży i wystawienia, numer dokumentu
  • płatności – cennik, termin płatności, konto bankowe, sposób transportu,
  • podstawa – możliwość pobrania danych do dokumentu z dokumentu pierwotnego
  • słowniki
  • opis – zakładka do wpisywania szczegółów sposobu odebrania / transportu
  • załączniki / uwagi - przy opcji wysyłki oferty drogą elektroniczną możliwość dodania załączników
Dodatkowe zakładki występujące we wszystkich dokumentach to:
  • pozycje - wykaz indeksów oraz ich stany i ceny
  • dokument pierwotny
  • różnica - różnica w stanach / cenniku
  • logistyka – informacje dotyczące sposobu dostawy towaru
  • opakowania
  • koszty - dodatkowe koszty
  • płatności - zarejestrowane wcześniejsze płatności
Wszystkie wystawione zarówno zaksięgowane jak i nie zaksięgowane dokumenty przechowywane są w „Rejestrze dokumentów”. Z poziomu rejestru możliwe jest przeglądanie i drukowanie wszelkich dokumentów, wyszukiwanie określonych typów dokumentów, w określonych okresach i dla określonego kontrahenta. W rejestrze tym dokumenty można również sortować wg zadanych kryteriów, edytować dokumenty (jeżeli nie zostały zaksięgowane), zobaczyć księgowanie dokumentu, rejestrować zwrot kopii dokumentu. Poza „rejestrem dokumentów’ w systemie występuje również rejestr „Otwarte dokumenty” W zestawieniu tym znajdują się wszystkie dokumenty niezrealizowane, czyli nie zamknięte. Z poziomu „Otwartych dokumentów” możliwe jest wystawienie innego dokumentu, którego podstawą jest dokument występujący w rejestrze.

Dużym udogodnieniem w pracy z systemem Advantec Sprzedaż, jest możliwość zbiorowego automatycznego wystawienia dokumentów na podstawie dokumentów pierwotnych przy pomocy kreatora dokumentów. Dokumentem pierwotnym jest dokument poprzedzający wystawienie kolejnego dokumentu. W przypadku sprzedaży ciąg dokumentów przedstawiać się może następująco: oferta – zamówienie – zamówienie rezerwujące / faktura proforma / faktura rezerwująca – wydanie na zewnątrz – zwrot/ faktura VAT – faktura korygująca

W systemie Advantec Sprzedaż istnieje również możliwość zbiorczego drukowania dokumentów. Zakres, jaki można osiągnąć jest bardzo szeroki i obejmuje on wszystkie dokumenty od oferty po fakturę. Nie ogranicza się przy tym do samych dokumentów sprzedażowych ani zakupowych. Kreator wydruku odtwarza wszystkie dokumenty jakie były wcześniej wystawione i pozwala je drukować.

Analizy sprzedaży

System Advantec Sprzedaż oferuje szereg analiz pozwalających na wielowymiarową ocenę rentowności sprzedawanych produktów.
Analizy sprzedaży mogą dotyczyć:

  • odbiorców - można stworzyć zestawienia dla poszczególnych kontrahentów, dla grupy, lub dla wszystkich, dla określonego okresu i z zakresu określonych dokumentów. Istnieje możliwość obejrzenia zysku, rentowności i marży całej sprzedaży do danego odbiorcy, jak i każdego dokumentu
  • towarów – analizę przeprowadzić można dla wszystkich towarów, dla grupy, lub dla poszczególnych indeksów w określonym okresie i dla określonych dokumentów
  • sprzedawców – wydruki można stworzyć dla wszystkich, dla części, lub pojedynczego sprzedawcy w takim samym zakresie jak wcześniejsze
  • sprzedawców – towarów – zestawienie sprzedaży sprzedawców z uwzględnieniem podziału na grupy sprzedawanych towarów
  • managerów produktu
  • niezrealizowanych zamówień
  • towarów – kontrahentów – zestawienia dotyczące sprzedaży określonych towarów dla określonych kontrahentów.